Описание бизнес-процессов — это визуализация деятельности компании в формате детальных блок-схем процессов. Имея такой инструмент, все сотрудники (особенно «новички»), могут выполнять работу без посторонней помощи и оперативно входить в новую должность или роль. Описание — это карта бизнеса через призму процессов и взаимодействий. Благодаря изучению и анализу имеющейся документации, а также во время встреч с владельцами процессов и их участниками, формируется четкое графическое изображение процесса.
ЧТО ЭТО ТАКОЕ
Определяющей функцией данного инструмента является создание наглядной пошаговой инструкции. Мы фиксируем состояние выполнения текущих бизнес-процессов компании в том виде, в котором они работают на момент проведения аудита. После этого процесс может претерпевать изменения или существовать в том же виде.В любом случае, его Описание станет инструкцией к выполнению задач.
Описание процессов осуществляется не только для понимания, каким образом в будущем осуществлять оптимизацию, но и для упрощения внутренних процессов компании уже сегодня.
Часто новые работники не могут быстро реализовывать возложенные на них задачи из-за отсутствия понимания процессов. Имея подобное описание в формате блок-схем, любому сотруднику станет легче разобраться и сформировать последовательность действий в соответствии с собственными и рабочими потребностями.
Результатом описания может быть как инструкция для выполнения, перечень ресурсов, показателей, требований к продуктам процесса и персонала, так и набор всех необходимых документов процесса.
Проекты по формализации процессов — это также возможность начать диалог внутри компании, внедрить эффективные коммуникации и настроить работников на реальные изменения. Иллюстрируя все составляющие процесса, можно отбросить неэффективные действия и упростить понимание ролей каждого участника.
Описание НЕОБХОДИМО, ЕСЛИ ВЫ:
- хотите детально понимать и зафиксировать ход, результаты, ресурсы и показатели каждого бизнес-процесса;
- существует необходимость в увеличении прозрачности выполнения процессов;
- хотите получить инструмент для простого и эффективного анализа;
- стремитесь понимать реальную стоимость процесса и ресурсы для его выполнения;
- хотите создать четкое понимание действий для скорейшей адаптации и эффективного начала работы новых сотрудников;
- стремитесь понять соотношение требований и результатов всех бизнес-процессов;
- есть необходимость воссоздания полной картины взаимодействия процессов, функциональных подразделений и сотрудников
- хотите перестать «тушить пожары» и жить в режиме форс-мажора;
- стремитесь перейти к системному управлению бизнесом.
КАК ВЫПОЛНЯЕТСЯ РАБОТА:
- Вместе с вами команда MANAGEАBLE разрабатывает план проекта.
- Формируется команда внутренних экспертов изменений и, при необходимости, привлекаются внешние эксперты.
- Проводится коммуникационная работа внутри компании: изучаются цели, задачи, следующие шаги.
- Проводится обучение персонала «Построение эффективных бизнес-процессов».
- Изучается документация компании: оргструктура, должностные инструкции, базы знаний, шаблоны и т.п.
- Проводится интервью с владельцами процессов и ключевыми участниками.
- Формируется графическое отображение процессов и их основных показателей.
- Описание бизнес-процессов презентуется участникам проекта для получения обратной связи, вносятся коррективы для улучшения.
- Представляются первичные предложения по оптимизации текущей деятельности и их обоснования.
- Выстраивается презентация графической части бизнес-процессов.
- Запускается сбор показателей по каждому конкретному процессу, чтобы внедрить следующий этап оптимизации на основе собранных данных.
- Описание процессов может происходить одновременно по нескольким направлениям.
ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ:
- карту бизнес-процессов всех уровней;
- фиксированный список владельцев процессов;
- перечень показателей всех процессов;
- описание результатов процессов и требований к ним;
- детальные модели бизнес-процессов;
- матрицу ответственности;
- понимание и поддержку персоналом проекта изменений в компании;
- первичные предложения по улучшению;
- компанию, готовую к масштабированию и запуску новых направлений;
- карту следующих шагов для оптимизации;
- сочетание стратегии компании с операционной деятельностью через конкретные процессы и их характеристики;
- увеличение инвестиционной привлекательности компании.
MANAGEАBLE убежден, что формализация бизнес-процессов — один из важных шагов и этапов развития компании, залог эффективных изменений и трансформаций, переход к системному бизнесу.