Описание бизнес-процессов — это визуализация деятельности компании в формате детальных блок-схем процессов. Имея такой инструмент, все сотрудники (особенно «новички»), могут выполнять работу без посторонней помощи и оперативно входить в новую должность или роль. Описание — это карта бизнеса через призму процессов и взаимодействий. Благодаря изучению и анализу имеющейся документации, а также во время встреч с владельцами процессов и их участниками, формируется четкое графическое изображение процесса.

ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Определяющей функцией данного инструмента является создание наглядной пошаговой инструкции. Мы фиксируем состояние выполнения текущих бизнес-процессов компании в том виде, в котором они работают на момент проведения аудита. После этого процесс может претерпевать изменения или существовать в том же виде.В любом случае, его Описание станет инструкцией к выполнению задач.

Описание процессов осуществляется не только для понимания, каким образом в будущем осуществлять оптимизацию, но и для упрощения внутренних процессов компании уже сегодня.

Часто новые работники не могут быстро реализовывать возложенные на них задачи из-за отсутствия понимания процессов. Имея подобное описание в формате блок-схем, любому сотруднику станет легче разобраться и сформировать последовательность действий в соответствии с собственными и рабочими потребностями.

Результатом описания может быть как инструкция для выполнения, перечень ресурсов, показателей, требований к продуктам процесса и персонала, так и набор всех необходимых документов процесса.

Проекты по формализации процессов — это также возможность начать диалог внутри компании, внедрить эффективные коммуникации и настроить работников на реальные изменения. Иллюстрируя все составляющие процесса, можно отбросить неэффективные действия и упростить понимание ролей каждого участника.

Описание НЕОБХОДИМО, ЕСЛИ ВЫ:

  • хотите детально понимать и зафиксировать ход, результаты, ресурсы и показатели каждого бизнес-процесса;
  • существует необходимость в увеличении прозрачности выполнения процессов;
  • хотите получить инструмент для простого и эффективного анализа;
  • стремитесь понимать реальную стоимость процесса и ресурсы для его выполнения;
  • хотите создать четкое понимание действий для скорейшей адаптации и эффективного начала работы новых сотрудников;
  • стремитесь понять соотношение требований и результатов всех бизнес-процессов;
  • есть необходимость воссоздания полной картины взаимодействия процессов, функциональных подразделений и сотрудников
  • хотите перестать «тушить пожары» и жить в режиме форс-мажора;
  • стремитесь перейти к системному управлению бизнесом.

КАК ВЫПОЛНЯЕТСЯ РАБОТА:

  1. Вместе с вами команда MANAGEАBLE разрабатывает план проекта.
  2. Формируется команда внутренних экспертов изменений и, при необходимости, привлекаются внешние эксперты.
  3. Проводится коммуникационная работа внутри компании: изучаются цели, задачи, следующие шаги.
  4. Проводится обучение персонала «Построение эффективных бизнес-процессов».
  5. Изучается документация компании: оргструктура, должностные инструкции, базы знаний, шаблоны и т.п.
  6. Проводится интервью с владельцами процессов и ключевыми участниками.
  7. Формируется графическое отображение процессов и их основных показателей.
  8. Описание бизнес-процессов презентуется участникам проекта для получения обратной связи, вносятся коррективы для улучшения.
  9. Представляются первичные предложения по оптимизации текущей деятельности и их обоснования.
  10. Выстраивается презентация графической части бизнес-процессов.
  11. Запускается сбор показателей по каждому конкретному процессу, чтобы внедрить следующий этап оптимизации на основе собранных данных.
  12. Описание процессов может происходить одновременно по нескольким направлениям.

ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ:

  • карту бизнес-процессов всех уровней;
  • фиксированный список владельцев процессов;
  • перечень показателей всех процессов;
  • описание результатов процессов и требований к ним;
  • детальные модели бизнес-процессов;
  • матрицу ответственности;
  • понимание и поддержку персоналом проекта изменений в компании;
  • первичные предложения по улучшению;
  • компанию, готовую к масштабированию и запуску новых направлений;
  • карту следующих шагов для оптимизации;
  • сочетание стратегии компании с операционной деятельностью через конкретные процессы и их характеристики;
  • увеличение инвестиционной привлекательности компании.

MANAGEАBLE убежден, что формализация бизнес-процессов — один из важных шагов и этапов развития компании, залог эффективных изменений и трансформаций, переход к системному бизнесу.