Внутренние коммуникации в период кризиса: как действовать системно

Як системно та якісно побудувати внутрішні комунікації з командою у період кризи чи дистанційної роботи: п'ять простих порад від команди Manageable.

Современный человек постоянно пребывает в информационном потоке, часто при этом ощущая тревогу и потребность в ясности, если что-то пошло не так. В последние дни команда команда Manageable все чаще и чаще замечает, что сотрудники из разных сфер жалуются на бессистемное реагирование и некачественные внутренние коммуникации в условиях коронавируса.

Когда руководители и ТОП-менеджеры закрывают учреждения на карантин или переводят команды на удаленный режим работы, то часто забывают о том, что подобные действия должны подкрепляться четкими и понятными объяснениями и инструкциями. Каждый член команды, каждое подразделение в команде должны знать, что происходит и как при этом следует взаимодействовать.

Качественные внутренние коммуникации помогут предупредить панику внутри компании и сфокусируют команду на слаженной работе в вынужденных обстоятельствах. Компаниям с описанными процессами и четким распределением ролей гораздо легче справиться с данной ситуацией. Поэтому мы подготовили краткую инструкцию и советы на каждом из шагов.

Шаг 1. Подготовьте четкий план действий и модель коммуникации

Зачастую времени на подготовку плана действий в кризисной ситуации нет или очень мало. Не рекомендуем действовать по принципу «пока делаем вот так, а дальше как пойдет». Нужно построить четкий план хотя бы на тот промежуток времени, в котором вы точно уверены. Например, если карантин введен до конца марта, то стоит спланировать все процессы именно на этот период.

Если в вашей компании нет менеджера по внутренним коммуникациям, советуем закрепить эту роль за определенным человеком. Пусть это станет его приоритетом в работе на какой-то срок.

Проанализируйте, какие работники возьмут на себя наибольший удар в данной ситуации и схему вашего взаимодействия. Главное правило — будьте максимально честными, но без чрезмерного драматизма.

Шаг 2. Сообщите всем членам команды о ситуации и плане действий компании

Принимая решение о внедрении карантина или отдаленной работе команд, следует сформировать единственный месседж, который будет четко объяснять ситуацию во всех каналах коммуникации, а также в личной коммуникации. Сообщать о ситуации стоит руководителю / руководительнице компании. В период кризиса команде важно чувствовать поддержку и видеть лидеров, которые готовы брать на себя ответственность и напрямую взаимодействовать с работниками. Кризис может стать новым этапом в развитии компании, если лидерам удастся консолидировать команду и усилить боевой дух.

Не имея четкой и понятной информации, сотрудники начинают жить догадками, а роль ключевых коммуникаторов берут на себя наиболее экспрессивные работники.

Шаг 3. Сообщите вашим сотрудникам где, когда и от кого они могут получить актуальную информацию о ситуации

В организациях, где нет налаженных внутренних коммуникаций, стихийно формируются потоки новостей, которые обрастают домыслами и догадками, усложняя рабочие процессы. Так запускаются разрушительные процессы: падает лояльность персонала, нарастает негатив и дезинтеграция. Молчание руководства в период кризиса подтверждает наихудшие опасения как относительно судьбы компании, так и личных перспектив сотрудников. Поэтому старайтесь придерживаться такой схемы в работе: важные, стратегические новости сообщает руководство компании, детали и инструкции — официальное лицо, которое отвечает за коммуникацию в данном направлении. Этот человек должен владеть не только списком самых распространенных отговорок, но и внятными ответами на сложные вопросы.

Коммуникация с командой должна быть регулярной. Ответственное лицо должно действовать подобно врачам в голливудских фильмах, сообщая, что состояние пациента сложное, но стабильное и врачи делают все возможное, чтобы вернуть его к нормальной жизни.

Шаг 4. Создайте отдельную модель взаимодействия с работниками, которые наиболее подвержены риску в данной ситуации

В связи с карантином и экономическим кризисом бизнес может оказаться в сложной ситуации. С одной стороны, в определенных сферах ряд работников выполняют свои обязанности, рискуя здоровьем. С другой, некоторые компании окажутся на грани выживания и тогда станет вопрос сокращать ли членов команды. В обоих случаях стоит продумать как отдельные коммуникационные месседжи, так и финансовую сторону вопроса (премии, бонусы и др.).

Шаг 5. Поддерживайте ваш коллектив, будьте человечным. Забудьте про панику!

Большое влияние на атмосферу в компании имеет неформальное общение. Когда первые лица компании включаются в персональное общение с сотрудниками или помогают в решении рабочих вопросов, это свидетельствует о небезразличии. Если же финансовый директор за чашкой кофе рассказывает менеджерам, что «мы долго не протянем», шансов удержать панику и пережить кризис все меньше и меньше.

Руководителям не стоит в то же время перебирать на себя ответственность за все процессы, контролировать каждое действие и успокаивать каждого работника. Намного полезней будет, если вы сможете быть искренним, уверенным в своих действиях и показать работникам, что вы команда, каждый член которой является важным и делает свой вклад в преодоление кризисной ситуации.

Комментарий
admin
Share
This