Опис бізнес-процесів – це візуалізація діяльності компанії через детальні блок-схеми процесів. Маючи такий інструмент, всі співробітники (особливо “новачки”), можуть виконувати роботу без сторонньої допомоги та оперативно входити в нову посаду чи роль. Опис – це карта бізнесу через призму процесів і взаємодій. Завдяки вивченню й аналізу наявної документації, а також під час зустрічей з власниками процесів і їхніми учасниками формується чітке графічне зображення процесу.

ЩО ЦЕ ТАКЕ

Визначальною функцією даного інструменту є створення наочної покрокової інструкції. Ми фіксуємо перебіг виконання поточних бізнес-процесів компанії в тому вигляді, у якому він працює на момент проведення аудиту. Після цього процес може зазнавати змін або існувати в тому самому вигляді. 

У будь-якому випадку, його опис стане інструкцією до виконання завдань.

Опис процесів здійснюється не тільки задля розуміння, яким чином у майбутньому здійснювати оптимізацію, а й для спрощення внутрішніх процесів компанії вже сьогодні.

Часто нові працівники не можуть швидко реалізовувати покладені на них завдання через відсутність розуміння процесів. Маючи подібний опис у форматі блок-схем, будь-якому співробітнику стане легше розібратись і сформувати послідовність дій відповідно до власних робочих потреб.

Результатом опису може бути інструкція для виконання, перелік ресурсів, показників, вимог до продуктів процесу та персоналу, а також набір усіх необхідних документів процесу.

Проекти з формалізації процесів – це також можливість розпочати діалог всередині компанії, упровадити ефективні комунікації й налаштувати працівників на реальні зміни. Унаочнюючи всі складові процесу, можна відкинути неефективні дії та спростити розуміння ролей кожного учасника.

ОПИС ПОТРІБЕН, ЯКЩО ВИ:

  • хочете детально розуміти та зафіксувати хід, результати, ресурси й показники кожного бізнес-процесу;
  • існує необхідність у збільшенні прозорості виконання процесів;
  • бажаєте отримати інструмент для простого та ефективного аналізу;
  • прагнете розуміти реальну вартість процесу й ресурси для його виконання;
  • хочете створити чітке розуміння дій для найскорішої адаптації та ефективного початку роботи нових працівників;
  • прагнете зрозуміти співвідношення вимог та результатів всіх бізнес-процесів;
  • маєте необхідність повної картини взаємодій процесів, функціональних підрозділів та співробітників
  • хочете перестати «гасити пожежі» та жити в режимі форс-мажору;
  • прагнете перейти до системного управління бізнесом.

ЯК ВИКОНУЄТЬСЯ РОБОТА

  1. Разом з вами команда MANAGEАBLE розробляє план проекту.
  2. Формується команда внутрішніх експертів змін та, за потреби, долучаються зовнішні експерти.
  3. Проводиться комунікаційна робота в середині компанії: вивчаються цілі, завдання, наступні кроки.
  4. Проводиться навчання персоналу “Побудова ефективних бізнес-процесів”.
  5. Вивчається наявна документація в компанії: оргструктура, посадові інструкції, бази знань, шаблони, і т.п.
  6. Проводиться інтерв’ю з власниками процесів і ключовими учасниками.
  7. Формується графічне відображення процесів та їх основних показників.
  8. Опис бізнес-процесів презентується учасникам проекту для отримання зворотного зв’язку, вносяться корективи для покращення.
  9. Презентуються первинні пропозиції щодо оптимізації поточної діяльності та їх обґрунтування.
  10. Відбувається презентація графічної частини бізнес-процесів.
  11. Запускається збір показників щодо кожного конкретного процесу, щоб впровадити наступний етап з оптимізації на основі зібраних даних.
  12. Опис процесів може відбуватись одночасно по кількох напрямках.

ЩО ВИ ОТРИМАЄТЕ:

  • карту бізнес-процесів усіх рівнів;
  • фіксований список власників процесів;
  • перелік показників всіх процесів;
  • опис результатів процесів та вимог до них;
  • детальні моделі бізнес-процесів;
  • матрицю відповідальності;
  • розуміння та підтримка персоналом проекту змін в компанії;
  • первинні пропозиції щодо покращення;
  • компанію, готову до масштабування і запуску нових напрямків;
  • карту наступних кроків для оптимізації;
  • поєднання стратегії компанії з операційною діяльністю через конкретні процеси та їх показники;
  • збільшення інвестиційної привабливості компанії.

MANAGEАBLE переконаний, що формалізація бізнес-процесів – один з важливих кроків та етапів розвитку компанії, запорука ефективних змін та трансформацій, перехід до системного бізнесу.