В залежності від поточного етапу розвитку компанії, зрілості цього бізнесу – це “навіщо”, звичайно, може відрізнятися. І “навіщо” буде залежати від стратегії компанії: де вона знаходиться, куди вона прямує, яку місію хоче реалізувати – і чим тут бізнес-процеси можуть допомогти.
Пропонуємо поглянути на деяку статистику, яка допоможе нам якісніше розкрити питання.
Процесний підхід в статистиці
Клієнтський досвід:
Процесний підхід допомагає сфокусуватися на потребах наших клієнтів, зрозуміти, що вони у нас цінують, і якими процесами ми це їм створюємо.
–
Коли ми описуємо процес «як є», ми одразу бачимо, які додаткові моменти варто усунути або прорахувати. Процесний підхід ідентифікує та усуває неефективності.
– Наталія Заверуха, засновниця Manageable.
Щоби вдосконалити процес, його спочатку потрібно побачити. Доки процес існує лише у вигляді усної домовленості або в головах окремих співробітників – будь-які покращення лишаються віртуальними – про них можна говорити, але важко реалізувати. Саме тому опис процесу – не зайва бюрократія, а основа для конкретних змін.
І коли з’являється візуалізація процесу, з’являється й точка опори: можна визначити вузькі місця, прибрати зайве, сфокусувати увагу на ділянках, де створюється найбільша цінність для кінцевого споживача.
Такий підхід дозволяє компанії гнучко реагувати на зміни ринку та зростаючі очікування клієнтів щодо якості продукту чи сервісу.
Ефективність та благополуччя команди:
Ще один ключовий аспект – люди всередині компанії. Добробут та ефективність співробітників – не лише етичне питання, але й стратегічний бізнес-фактор.
Згідно з дослідженням Forrester, процесний підхід (BPM) дозволяє підвищити продуктивність інтелектуальних працівників на 15-30%. А в робітничих професіях цей ефект ще помітніший.
Наприклад, офісний працівник у середньому продуктивний лише 2 години 53 хвилини на день (Voucher Cloud). За таких умов особливо важливо, щоби в періоди найвищої концентрації уваги людина не витрачала час на пошук інформації чи уточнення завдань. В той час як маємо статистику, що працівники витрачають у середньому 1,8 години на день (9,3 години на тиждень) саме на пошук та збір інформації – за даними McKinsey.
Процесний підхід допомагає оптимізувати дані аспекти, сприяючи ефективному використанню часу співробітниками. Коли існують чіткі інструкції, ролі, очікування та процеси – це дає співробітнику змогу швидше включитися в роботу й приймати обґрунтовані рішення. Структуровані процеси й централізовані джерела даних значно зменшують втрати часу на збір та пошук внутрішньої інформації.
Внаслідок чого, згідно з дослідженням Forrester, процесний підхід (BPM) дозволяє підвищити продуктивність інтелектуальних працівників на 15-30%. А в робітничих професіях цей ефект ще помітніший.
І це ще не згадуючи про фактор, що процесний підхід позитивно впливає на психологічний добробут команди. Коли співробітники разом переглядають схему процесу і розуміють як їхні дії впливають на колег покращується крос-функціональна взаємодія учасників процесу. І ба-більше: зменшується виснаження через вигорання, кількість непорозумінь та зайвих конфліктів. Такий підхід формує здоровішу, більш підтримуючу робочу атмосферу.
З такою проблемою до нас часто приходять – покращити модель взаємодії між підрозділами.
–
Також процесний підхід допомагає зрозуміти, хто за що відповідає, мінімізувати дублювання, покращити координацію між підрозділами завдяки зрозумілій моделі.
–
Після покращення взаємодії між підрозділами – з такого очевидного – процесний підхід сприяє пришвидшенню реалізації прийнятих управлінських рішень компанії та впровадженню інновацій.
–
Адже, якщо ми однозначно розуміємо, що відбувається в тому чи іншому процесі, і нам необхідно його модифікувати, то ми оперативно розуміємо, до якого процесу, до яких ролей, до якої частини процесу мають бути застосовані ці зміни – і це відбувається оперативніше.
– Наталія Заверуха, засновниця Manageable.
Результати, які відчуває бізнес:
Компанії, що впроваджують процесний підхід, досягають поставлених цілей суттєво швидше – і це те, що ми в Manageable доносимо й прагнемо – ми допомагаємо реалізувати стратегію бізнесу через процесний підхід.
Можна знайти статистику згідно якої 70% опитаних топ керівників багатьох зарубіжних компаній зазначали, що процесний підхід допомагає їм досягати поставлених цілей. Тобто компанії, що впроваджують процесний підхід, досягають поставлених цілей суттєво швидше – і це те, що ми в Manageable доносимо й прагнемо – ми допомагаємо реалізувати стратегію бізнесу через процесний підхід.
Окрім того, загальний досвід оптимізації процесів вказує на можливість зменшення кількості кроків, які не створюють цінності для клієнта, – що дозволяє прискорити процеси на 40-60%.
А в практичному вимірі всі вищезгадані аспекти означають зменшення операційних витрат. Завдяки скороченню втрат у процесах, компанії фіксують зниження витрат як правило на 15% й більше.
Приклад: лікарня, яка впровадила процесний підхід
Один із показових прикладів – українська медична установа, яка системно підійшла до організації своїх процесів. Результати:
- Час очікування клієнтів зменшився на 45%.
- Кількість пацієнтів, які не потрапили на прийом, зменшилася на 60%.
- Операційні витрати знизилися на понад 15%.
Ці дані ще раз підтверджують: процеси – це не просто внутрішня кухня компанії. Це про клієнтів, команду й сталі результати в мінливому середовищі.
З нашого досвіду – які запити компанії мають на старті?
Відповіддю на це питання поділилася Наталія Заверуха:
Одразу виділити якийсь один найбільш частий запит скоріше неможливо.
Тому, спробую так кластеризувати, як на старті звучать потреби наших клієнтів:
- Перше – це розібрати, хто що робить в компанії, хто за що відповідає.
- Друге – це систематизувати поточний досвід та підготувати таку платформу, фундамент для масштабування.
- Далі – це підготувати бізнес до автоматизації: зрозуміти, якого класу нам потрібні системи, які процеси автоматизувати, яка логіка має бути цих процесів.
Також буває про підготовку до виходу на нові ринки або запуск нових продуктів і впровадження нових систем, як-то систем сервісу, різних систем мотивації, систем використання штучного інтелекту. Тобто будь-яка новинка чи інновація в компанії.
А також додатковим, досить частим запитом є допомога в передачі компанії професійному топменеджменту. Коли власник хоче вийти з операційної діяльності, спочатку необхідно відбудувати систему або закласти правильний каркас – і тоді вже вводити професійних управлінців на структуровану модель процесів цього бізнесу.
Підсумовуючи:
Як зазначає Наталія Заверуха, засновниця агенції Manageable:
Бізнеси з процесним підходом є значно гнучкішими, адже працівники вже звикли до того, що зміна є невід’ємною частиною процесів компанії.
У наш час гнучкість – це вже не просто перевага, а вимога середовища. І процесний підхід дозволяє компанії не лише адаптуватися, а й лідерувати в періоди змін: запускати нові продукти, масштабуватися, автоматизувати рутину, формувати зрілі управлінські команди.
📌А як ви визначили для себе – навіщо бізнесу займатися бізнес-процесами?
– Діліться в коментарях! 😉
У наступній статті ми розглянемо інтерв’ю Наталії Заверухи з Володимиром Поперешнюком, співвласником групи компаній NOVA («Нова пошта»). – Яскравим прикладом лідера, який доводить на практиці: робота з процесами – це не операційна діяльність, а стратегічна.
Підписуйтесь на нашу рубрику ‘Процесна кава’ та на сторінку Manageable, щоб слідкувати за оновленнями та отримувати практичні поради про роботу з бізнес-процесами.
Зацікавив процесний підхід? – Прочитайте авторську книгу Наталії Заверухи «Безконтрольні. Що треба знати про бізнес-процеси?». Книга, подорожуючи різними компаніями, вже допомогла понад 4500 читачам поглибити свої знання та покращити діяльність компанії. ✨
