Поради щодо вибору системи для опису бізнес-процесів.

Наше спілкування з клієнтами на консультаціях чи тренінгах часто починається із запитання: “А в яких системах ви малюєте процеси?” Інструменти – це дійсно важливо, але для початку варто розібратись для чого вам візуалізувати процеси, яка мета проекту і якого результату ви прагнете досягти. Тільки тоді можна переходити до аналізу інструментарію.

Дане питання звучить все частіше, тому ми вирішили підготувати для вас невеличку серію порад. Визначивши для чого вам описувати процеси, прийміть рішення щодо того, хто буде займатись їх описом. Якщо ви не плануєте залучати консультантів, то варто більш детально попрацювати над вивченням систем й подбати про додаткове навчання співробітників, які будуть залучені до проекту.

СИСТЕМИ

Фахівці Managebale мають практику роботи в багатьох системах, але наразі виділяємо п’ять з яких найбільш оптимально можна почати заглиблення в тему формалізації бізнес-процесів :

КРИТЕРІЇ

Обираючи будь-яку з вказаних вище систем ви повинні сформувати чіткі критерії. У нашому випадку кількість критеріїв залежить від складності проекту та побажань замовників, але є кілька загальних характеристик на які варто звернути увагу.

Система платна чи безкоштовна. Цей критерій особливо важливий для тих компаній, які не мають масштабних бюджетів для реалізації проекту з опису процесів.

Необхідно встановлювати на комп’ютер чи можна користуватись онлайн. Дана характеристика тісно переплетена з першою, адже, в обох випадках мова йде про економію.

Наявність рольової моделі. Найбільш зручно, коли система має можливість присвоювати певні ролі подібно до Google-документів. Є хтось, хто вносить правки, тоді як інші можуть читати та надавати пропозиції.

Які нотації візуалізації процесів підтримує система. Чудово якщо є нотації формату BPMN i Flowchart. Якщо у вас є інші нотації, яким надаєте перевагу, з радістю шукайте і їх в описах можливостей системи.

Чи можна експортувати схеми в PDF, JPG чи WEB формати. Дана опція суттєво спрощує ваше життя, особливо, коли ви плануєте використати частину описаного процесу для графічної презентації.

Наявність історії змін. Опис та оптимізація процесу – це довготривала робота. Можливість загадати хто і коли вносив правки завжди стане в нагоді.

Чи можна вести довідники. Наприклад, якщо ви називали посаду “Маркетолог”, а потім людина виросла до Head of marketing, то в ручному режимі це доведеться виправити у десятках процесів. І, що найголовніше, треба знати в яких процесах був згаданий “Маркетолог”. За наявності довідників ви поправите назву один раз, а програма самостійно змінить її у всіх інших схемах.

Чи можна проводити імітаційне моделювання по процесах. Досить хорошою є функція перевірки моделі на помилки. Система самостійно аналізує чи немає стрілочок, які нікуди не ведуть і т.д. Ще більш корисною функцією є обрахунок вартості одного чи ста екземплярів процесу. В такому випадку система підраховує час на їх здійснення, кількість людей, яку нам потрібно залучити до виконання та ідентифікує вузькі місця в роботі.

Загалом, до будь-якого вибору варто підходити свідомо і проводити попередню оцінку всіх переваг та недоліків. Звісно, можна пришвидшити старт проекту та спростити собі життя звернувшись за консультацією до наших фахівців. Адже ми завжди можемо допомогти підібрати систему відповідно до ваших унікальних потреб.

 

Коментар
admin
Share
This