Важливим кроком в адаптації описаних та оптимізованих бізнес-процесів в роботу є вміння їх правильно використовувати та “читати”. Практика показує, що найбільш зручним варіантом для опису та “читання” процесів є графічний метод. В нього є кілька ключових переваг:
- Простота і цілісність картинки. На одній схемі видно всіх учасників і логіку їх взаємодії.
- Легка навігація. Замість двадцяти сторінок тексту ви отримуєте одну сторінку зі схемою, яка все розкладає на свої місця.
- Достатня деталізація. Ви самі обираєте достатній рівень деталізації, за бажанням схеми можна деталізувати ще на кілька рівнів в глибину або підкріплювати текстовими поясненнями окремі блоки.
- Легко автоматизувати. Блок-схема – це первинне ТЗ для автоматизації, яке містить зрозумілу логіка й показує складність процесу;
- Кожен розуміє свою частину процесу. Це один із найважливіших моментів, адже при візуалізації схем кожен учасник бачить себе частиною системи і розуміє, як від нього залежить команда та успіх процесу.
Як користуватись блок-схемами
Попри очевидні плюси, використання графічного методу в описі бізнес-процесів потребує певної підготовки. Отож, давайте розбиратися як читати описані блок-схеми. Існують різні способи графічного відображення бізнес-процесу – нотації (Idef0, EPC, BPMN, Flowchart).
Зазвичай, фахівці малюють один й той самий процес в кількох нотаціях і показують працівникам, які його використовуватимуть. Та нотація, яка є найбільш зрозумілою без додаткових пояснень, і буде базою для роботи. На наступному малюнку ви бачите простий варіант бізнес-процесу та формат його прочитання. Звичайно, що схема може бути більш складною , але основні елементи і підходи до роботи тут зрозумілі.
Використовуючи описаний бізнес-процес важливо чітко розуміти його ціль, тоді вам не доведеться перейматись нотаціями й ви концетруватиметесь виключно на інструменті, який допоможе бізнесу ставати більш ефективним.
Зацікавились можливостями опису та візуалізації бізнес-процесів, проте не маєте часу чи окремого фахівця для реалізації подібних проектів? Напишіть нам й команда Manageable радо допоможе вам зробити процеси ефективними, а бізнес ще більш системним.
