Бізнес-процеси – це інструмент розвитку організації, тому робота над ним потребує максимального включення команди та чітко виділеного часу. Початковим етапом роботи над бізнес-процесами є їх опис. Кожна компанія підходить до цієї фази по-різному.
Одні наймають фахівця, що буде займатись таким проектом в штаті компанії (аналітик, операційний директор чи фахівець з організаційного розвитку). В деяких випадках власники чи керівники самі займаються подібними проектами й очолюють їх. Та, дедалі частіше, компаній наймають професіоналів консультантів для спільної реалізації проектів.
При перших зустрічах чи під час експрес-консультацій наші клієнти часто запитують, який зі шляхів варто обрати їм. Описувати бізнес-процеси самостійно чи залучати консультанта? Перш ніж відповідати на це запитання, радимо вам проаналізувати готовність вашого бізнесу до проекту з опису бізнес-процесів.
Ось кілька ключових запитань, що допоможуть зрозуміти потреби та цілі проекту з опису бізнес-процесів:
- Проект з опису бізнес-процесів має стратегічну мету (масштабування компанії, вихід на нові ринки т.д.) чи вирішує конкретну проблему (систематизація процесів закупки й т.д.)?
- Чи є у вашої організації чи певних її працівників досвід в проведенні подібних проектів?
- Чи є у вас конкретні часові межі для даного проекту? Чи готові ви витратити більше часу для реалізації даного проекту власними силами?
- Чи володієте ви відпрацьованими методами та підходами реакції на ту чи іншу ситуацію, яка може виникнути в проекті?
- Чи маєте ви чіткий цільовий бюджет з передбаченими витратами у випадку форс-мажорів? Чи готова ваша компанія витратити передбачені кошти для навчання персоналу чи фахівця?
- Чи є у вас потреба глянути на свої процеси під іншим кутом? Чи хочете ви отримати рекомендації когось?
За і проти
Даючи чесні відповіді на перераховані запитання ви чітко зрозумієте чи впорається ваша організація з даним проектом самостійно й скільки часу та коштів буде витрачено в процесі. Зазвичай, залучення консультанта допомагає заощадити найцінніший ресурс будь-якого бізнесу – час.
Не менш важливим аспектом для сучасного бізнес середовища є зовнішня оцінка. Консультант з опису бізнес-процесів дивиться на ваш бізнес крізь призму попереднього досвіду, але без знань про “внутрішню кухню”. Такий підхід дозволяє не лише якісно виконати роботу, а й надати безліч корисних порад, щодо “вузьких місць” вашого бізнесу.
Варто пам’ятати, що розвиток компанії – це постійний процес, від моменту створення ідеї й реєстрації бізнесу, до всіх подальших етапів. Тому, якщо власних навичок чи часу стає замало, сміливо звертайтесь за допомогою. Ми в Manageable знаємо, як зробити ваші бізнес-процеси системними та ефективними.
