Благодійний фонд «Право на захист» – один із лідерів правозахисного руху в Україні. Це організація з потужною експертизою у сфері захисту прав ВПО, постраждалих від воєнних дій, біженців та осіб без громадянства.
Для досягнення цілей організації ми сформували проєкт, який складався з трьох взаємопов’язаних напрямів:
- Навчально-практична робота з процесами (14 процесів, 14 власників).
- Формування первинного процесного репозиторію.
- Становлення та формалізація діяльності процесного офісу, в межах якого:
- Розробляли положення про процесний офіс.
- Формували загальний регламент моделювання процесів.
- Створили шаблон регламенту процесу, який у перспективі стане єдиним стандартом для всієї організації.
Розкриємо трохи кожен блок роботи.
Про навчально-консалтинговий проєкт
Проєкт був навчально-консалтинговим і водночас дуже практичним. Основна частина роботи відбувалася онлайн. І до сесій підключалися власники процесів із найрізноманітніших куточків України.
14 власників процесів, керівників окремих активностей, фокусно працювали над 14 процесами – у межах різних програм Фонду. Що вони робили:
- Пріоритизували процеси. Обирали ключовий у своїй зоні відповідальності.
- І проходили з ним повний цикл процесної роботи – від обгрунтування вибору до оптимізації та тестування з подальшим впровадженням на рівень всієї організації.
Таким чином було пропрацьовано процеси:
- Розробка гайдів, опитувальників, інструкцій.
- Опитування бенефіціара.
- Заповнення реєстраційного листа.
- Проведення кар’єрної консультації.
- Набір групи учасників.
- Складання плану дистрибуції.
- Підписання згоди на надання ВПД з бенефіціаром.
- Внесення даних про результат допомоги бенефіціару.
- Погодження дати, формату ГК з локацією/цільовою аудиторією.
- Підготовка наративного консолідованого звіту за даними Звіту виїзного консультування.
- Рекомендування домогосподарства на розгляд комісією донора.
- Комунікація з консультантом.
- Опрацювання запитів від громад.
- Оцінка потреб та відповідність критеріям.
Ця робота дозволила колегам обмінятись перспективою один з одним і за рахунок цього відчути реальний масштаб діяльності Фонду. А також, глибоко пропрацювати кожен обраний процес. І результати справді вражають… ⬇️
Результати оптимізації процесів
У межах оптимізації менеджери програм самостійно визначали кроки, які варто спростити або змінити, і впроваджували точкові рішення без радикальної перебудови процесів. Уже на цьому етапі вдалося отримати відчутний ефект у зменшенні загального часу виконання процесів.
Нижче наведено орієнтовне скорочення загального часу на виконання процесу в усіх регіонах, розраховане для одного місяця як базового періоду.
👉 Розглянемо декілька наглядних прикладів.
Моніторинг захисту: Написання наративних звітів на основі даних звіту виїзного консультування
В результаті налагодження автоматизованої перевірки правильності технічних даних місячний час виконання цього кроку скоротився на 17 годин.
In-Kind: Планування процесу дистрибуції
Місячний загальний час процесу скоротився на 132 години. Значна частина часу зменшилась на етапі очікування відповіді від бенефіціара щодо дати передачі благодійної допомоги.
Гендерна рівність: Залучення цільової аудиторії до участі в школах та вебінарах
Завдяки базі контактів громад місячний час на розсилку листів-запрошень зменшився на 9 годин. При залученні ЦА тепер не треба моніторити сайти і звертатись до інших програм. Ця оптимізація також може бути застосована до інших заходів Фонду.
MPCA: Рекомендування домогосподарства на розгляд комісією донора
Шляхом зменшення кількості залучених співробітників на етапі добору кейсів, усунення циклів доопрацювань, а також автоматичного формування презентаційних матеріалів на основі даних, зібраних під час реєстрації, місячний загальний час на виконання процесу зменшився на 3521 годину.
NGO: Консультація з консультантом
Завдяки організації бронювання консультацій в онлайн-календарі прибралися ручні узгодження, які займали більшість часу, що скоротило місячний час процесу на 3682 години.
CCCM: Заповнення реєстраційного листа
Після спрощення та адаптації форми до потреб учасників, а також автоматизації її заповнення, місячний час процесу скоротився на 39 годин.
Економічна включеність: Процес кар’єрного супроводу
Завдяки використанню опитувальних листів та формуванню груп бенефіціарів для зменшення дублювання консультацій з однакових тем, загальний місячний час процесу зменшився на 154 години.
Legal Aid: Підписання згоди на ВПД з бенефіціаром
Оптимізація кроку віддаленого підписання через текстове повідомлення зменшила місячний час виконання кроку на 2390 годин.
“Ці кейси добре показують, що знання, отримані під час навчання, працюють у реальному операційному середовищі, а управлінські рішення менеджерів програм можуть мати значний накопичувальний ефект для команд” – зазначає Людмила Пустовойт, керівниця процесного офісу БФ «Право на захист».
Приємно спостерігати як системна робота над процесами призводить до вимірюваних результатів… Результатів, які в подальшому надихають всю команду продовжувати заглиблюватися в процесний підхід. 👏
Залучення команд – як частина культури
Окремо хочемо відзначити підхід «Права на захист» до роботи з процесами. Практично всі власники процесів залучали свої команди – як мінімум до обговорення та прийняття рішень щодо пріоритизації. Це сильний сигнал про зріле управлінське мислення та культуру спільної відповідальності, об’єднаної бажанням зробити прозору та ефективну систему, яка б надавала максимальну користь зовнішньому клієнту та злагодженість – внутрішньому.
Важливий рубіж – ідентифікація процесів та робота з репозиторієм
На момент завершення проєкту Фонд фактично:
- Ідентифікував всі основні процеси.
- Здійснив їх первинну пріоритизацію.
- Сформував базу для подальшої роботи з процесним репозиторієм.
Робота з процесним репозиторієм у БФ «Право на захист» логічно виросла з навчання та спільної аналітичної роботи команд.
Спочатку власники процесів розібралися з базовими поняттями – що таке основні процеси, які існують рівні процесів, як між собою пов’язані активності. Далі ми провели фасилітаційні сесії з керівниками напрямків: разом формували входи та виходи, вибудовували ланцюжки цінності. Після цього процесний офіс уже більш точково працював з кожним керівником – декомпозуючи напрямки на групи процесів і окремі процеси.
Паралельно відбулося навчання керівників сервісних процесів. У результаті чого на сьогодні ідентифіковані всі основні та сервісні процеси, а також процеси управління на верхньому рівні.
Верхній рівень процесів БФ «Право на захист».
Яку цінність взагалі несе репозиторій процесів? – можливість побачити діяльність організації як єдину “карту” роботи. Коли перед очима з’являється перелік усіх процесів стає помітно:
- Де процеси дублюються від активності до активності.
- Які зони відповідальності варто переглянути або чіткіше зафіксувати.
- Де є потенціал для уніфікації та спрощення взаємодії.
При цьому репозиторій закриває різні потреби на різних рівнях організації.
➡️ Для процесного офісу – це усвідомлення реального масштабу: скільки процесів у перспективі потребуватимуть формалізації, які рівні процесів уже є в організації, з чого логічно продовжувати подальшу роботу.
➡️ Для власників процесів, включаючи топменеджмент – це чітке розуміння, за які саме процеси вони відповідають, з якими суміжними підрозділами перетинаються, і до кого звертатися у разі змін, проблем або ініціатив з розвитку процесу.
Репозиторій це інструмент управлінської ясності та основа для подальших процесних рішень.
“Також, ми сформували загальне розуміння як вбудовувати нову діяльність в поточну мережу проєктів, які процеси треба ще змоделювати, а які вже готові і ми можемо ними користуватись” – зазначає Наталія Заверуха, засновниця Manageable.
Наостанок – становлення процесного офісу
Працюючи над формалізацією діяльності процесного офісу БФ «Право на захист», ми свідомо не починали з регламентів і положень. Спочатку команда прожила повний цикл роботи з процесами – від вибору та аналізу до тестування змін і управлінських рішень.
Лише після цього було розроблено положення про процесний офіс, загальний регламент моделювання процесів та шаблон регламенту процесу, який у перспективі стане єдиним стандартом для всієї організації.
Такий підхід дозволив закласти в основу процесного офісу реальну практику, яка вже довела свою ефективність.
💬 Коментар керівниці процесного офісу щодо наступних кроків команди:
Наші наступні кроки:
- Системно розвивати процесну культуру в фонді – щоб мислення категоріями процесів стало природною частиною управління.
- Продовжувати навчання керівників та команд процесній методології.
- Супроводжувати власників процесів у роботі з їхніми процесами — від опису до оптимізації.
- Впроваджувати інструменти вимірювання ефективності процесів.
- Поступово переходити до автоматизації та цифрової підтримки процесного управління.
Наша мета – не просто мати описані схеми, а створити керовану, прозору та гнучку систему роботи, яка дозволяє швидше приймати рішення, ефективніше використовувати ресурси та масштабувати діяльність Фонду.
Загальні враження та інсайти керівництва
По мірі проходження навчально-консалтингового проєкту команда БФ «Право на захист» здобувала цікаві для себе інсайти щодо роботи з процесами. Ось деякі з них:
- Деякі процеси треба не оптимізовувати, а відмовлятися від них.
- Як дослідили власники процесів: те що “ми робили так роками” не варто косметично покращувати – можна взагалі переглянути ці моменти і від деяких елементів процесів відмовитись, піддавши їх сумніву. По-перше, прочитавши документацію чи це дійсно є обов’язковим; по-друге, поспілкувавшись з колегами.
- Часто ідеями оптимізації, які виникають в одному напрямку варто ділитися з усією організацією. Наприклад, серед таких ідей: масова автоматизація листів; видача сертифікатів тощо.
- Ідея проводити щоквартальну зустріч для обміну знахідками – це клас.
- Люди, які мають сильний супротив і не розуміють важливість процесного підходу після проходження навчання в кінці кінців змогли по іншому подивитися на цей підхід і отримали користь… Тобто головний інсайт в тому, що деяким варто дати більше часу і підтримки – і навіть найбільші скептики починають мислити процесно.
💬 Коментар Людмили Пустовойт, керівниці процесного офісу:
Наша співпраця з Manageable була дуже продуктивною і дала нам змогу закласти основу процесного підходу в організації. Наші керівники програм змогли вперше попрацювати з процесами за підготовленою програмою та власними силами з нашою підтримкою побачити перші результати та зрозуміти яку користь може мати робота з процесами.
–
Наш шлях тільки почався, але гарно закладена основа – це дуже важливий крок для якісної роботи та оптимізації процесів.
Дякуємо команді БФ «Право на захист», і особливо Іванні Герус, директорці з організаційного розвитку та стратегії, та Людмилі Пустовойт, керівниці процесного офісу, за довіру, відкритість та готовність інвестувати час та увагу в системність! 🧡 Бажаємо організації подальшого розвитку, стійкості та впевненого руху вперед – через прозорі, керовані й зрілі процеси. ✨
