Хто такі “Вільний Вибір”
Громадська організація “Вільний Вибір” із 2015 року надає безоплатну психологічну підтримку захисникам, захисницям та їхнім родинам. У їхній команді вже понад 65 фахівців із психічного здоров’я, за цей час проведено понад 32 000 консультацій і близько 300 груп підтримки та терапевтичних груп.
Сьогодні діяльність “Вільного Вибору” охоплює:
- Психологічну підтримку: індивідуальні консультації, кемпи, групи підтримки, терапевтичні групи.
- Програми навчання: для фахівців із психічного здоров’я, бізнесу, державних структур, ветеранів та ветеранок.
- Інноваційні продукти: серед них мобільний застосунок, створений разом із ветеранами. У ньому можна анонімно отримати базову інформацію про поширені стани, інструменти стабілізації, трекер настрою, кризову кнопку та перелік корисних контактів.
Організація швидко зростає – в останні роки додаються десятки нових членів команди, розширюються програми підтримки та партнерства. А це означає, що постає питання масштабування діяльності без втрати якості, а отже – утворюється потреба в системній роботі над процесами.
Як почалася співпраця
Історія співробітництва “Вільного Вибору” з командою Manageable почалася здавна. Ще вісім років тому засновниця агенції Наталія Заверуха консультувала інший проєкт, до якого тоді була залучена Тетяна Руденко.
Саме тоді Тетяна Руденко, Голова Правління ГО “Вільний Вибір”, захопилася темою процесного підходу: вивчала матеріали і дійшла висновку, що настав час впроваджувати це в організації системно.
Коли “Вільний Вибір” звернулися до нас із питанням як налагоджувати процеси в компанії Наталія одразу передала ключову концепцію: “Рух починається від стратегії – до напрямків – до процесів – від «як є» – до оптимізації процесів – і так до формування нової культури роботи з процесами в компанії в цілому”.
І так почався наш шлях до системності…
Стратегічний фундамент
Першим кроком стало стратегування. Його провела наша колега Ніна Гаєвська, фасилітаторка, тренерка та менторка з більше ніж 15 роками тренерської практики.
Внаслідок проведеної стратсесії ми допомогли організації зафіксувати:
- Місію та цінності.
- Стратегічні концепти.
- Напрямки розвитку.
Цей етап був важливим, бо він створив основу для подальшої роботи з процесами. Серед питань, які ми ставили команді були:
- Хто наш клієнт?
- Які продукти й сервіси ми пропонуємо?
- Яка місійна частина визначає сенс нашої діяльності?
Саме відповіді на них дозволили перейти до проектування й опису процесів.
Вхід у процесну роботу
Далі почалася робота з процесами – через навчання та фасилітації. На цьому етапі хочеться поділитись ключовими особливостями пройденого шляху.
- Навчання основам процесного підходу
Ми організували кілька сесій, щоб команда зрозуміла логіку процесного мислення. Одразу ж було сформовано групу процесних амбасадорів – людей, які стали внутрішніми провідниками змін.
– - Активна участь керівниці
Важливо, що засновниця організації була постійно залучена на всіх етапах. Це задало темп і показало команді, що процеси – це пріоритет в контексті організаційного розвитку.
– - На обмежені ресурси – є креативні рішення
Через обмежений бюджет ми не могли йти класичним, відносно довготривалим шляхом із низкою сесій. Тому, прийняли рішення провести велику групову фасилітацію: за один день команда пройшла шлях, який зазвичай триває кілька місяців. Ми разом ідентифікували ключові процеси, згрупували їх, виділили основні та сервісні.
- Метод: “А ми до вас у гості”
Команди працювали групами, але при цьому ходили одна до одної з питаннями та пропозиціями. Це допомогло подивитися на процеси очима колег і відчути принцип “внутрішнього клієнта” – коли процеси, що описує одна команда насправді чіпляють в реальному житті учасників й іншої групи.
– - Тема внутрішнього клієнта
Важливий акцент зробили на тому, що процеси будуються під клієнта – зовнішнього (бенефіціара, донора) чи внутрішнього (члена команди). Це допомогло усвідомити, що в одних випадках ти клієнт, а в інших – “постачальник результату”.
Навчальний проєкт
Наступним етапом став кількамісячний проєкт, в межах якого визначені власники процесів проходили практичний тренінг, виконуючи роботу над реальними процесами.
Кожен власник процесу:
- Обґрунтовував вибір процесу для подальшої роботи.
- Описував його атрибути.
- Вчився моделювати в BPMN.
- Застосовував інструменти оптимізації.
Ми розбирали, як визначати цінність та втрати в процесах, як пріоритизувати процеси – які слід брати в роботу в першу чергу, які критерії враховувати та багато іншого.
“Завдяки такому підходу нам вдалося оптимізувати зокрема HR напрямок, де на проведення співбесід раніше витрати складали 2 години робочого часу та додатково 30 хвилин на формалізацію. А після оптимізації ми вийшли на 1 годину на все, що суттєво підвищило ефективність та звільнило час для додаткових задач” – зазначає один із власників процесів “Вільний Вибір”.
📌 Пропонуємо до перегляду коротке відео в якому передаємо атмосферу нашого професійного і водночас теплого, захопливого тренінгу: https://youtube.com/shorts/lqOBJwoTtLA
Наступні кроки
Уже в найближчі тижні команда “Вільного Вибору” представить перші результати цієї роботи: що вдалося, які процеси оптимізуються, які навички ще варто розвивати. Формується роадмап подальшої роботи з процесами, що дозволить поєднувати стратегічні цілі з операційною ефективністю.
Керівниця організації не раз підкреслювала, що “Вільний Вибір” не робить проєкти заради проєктів, а намагається створювати те, що існуватиме після завершення гранту. У випадку “Вільного Вибору” акцент зроблено саме на інституційній спроможності – побудові процесів, які забезпечують якість та масштабованість. Що сприяє довготривалій стійкості.
Коментар Тетяни Руденко, Голови Правління ГО “Вільний Вибір”:
Організація – це організм. Якщо одна система дає збій він обов’язково призведе до збою в роботі інших систем. Тому, на нашу думку, важливо розвивати саме процесний підхід в управлінні. Це впливає: на прозорість, зрозумілість, а головне ефективність діяльності, що в свою чергу впливає на якість тієї роботи, що ми втілюємо заради наших клієнтів.
“Вільний Вибір” перебуває на шляху впровадження процесного підходу. Це не разова ініціатива, а замкнутий цикл постійного покращення діяльності. У команді вже є:
- Cтратегічний фундамент.
- Cформовані та підковані амбасадори процесів.
- Перші результати оптимізації.
І далі більше.
Попереду – розгортання культури постійного вдосконалення, що дозволить масштабувати діяльність без втрати якості допомоги ветеранам та їхнім родинам.
Дякуємо “Вільний Вибір” та Тетяні Руденко зокрема за довіру! 🧡
Радіємо можливості долучатися до таких важливих для України проєктів! ✨
Разом до перемоги! 💙💛
Сайт “Вільний Вибір”: https://www.vvybir.org.ua/
Соцмережі “Вільний Вибір”: https://qrfy.io/p/dJvWT48CmI
