Управління процесами – це не разова дія, а шлях, який вимагає системності, залучення та спільної мови всередині організації. Наш новий клієнт – це компанія, яка вже давно працює з процесами, мережа аптек «Подорожник». Це сильна та динамічна компанія, яка невпинно розвивається, маючи понад 2 200 закладів та 12 000 співробітників по всій Україні.
На певному етапі команда топ-менеджменту «Подорожника» вирішила актуалізувати своє бачення, щоб освіжити підхід та загорітись новими ідеями щодо управління бізнес-процесами.
А ми й раді допомогти! 🙂
І одразу з цікавого, хочемо відмітити, що це був особливий досвід кастомізації базової програми під потреби клієнта. Замість класичного дводенного тренінгу компанія обрала гібридний формат: навчальний проєкт, де ключові процесні лідери одразу застосовують отримані знання на практиці, працюючи з власними процесами, з нашим супроводом.
Тож, сьогодні ми раді поділитися новим етапом у розвитку культури процесного мислення – стартом співпраці з мережею аптек «Подорожник».
Структура проєкту
Навчальний проєкт побудований на чіткій логіці етапів, що дозволяє поступово занурюватися в процесну роботу. Структура включає:
- Вибір процесу – кожен учасник обирав процес, з яким працюватиме, та обґрунтовував його значення для компанії.
- Опис атрибутів процесу – етап включав формування “паспорту” процесу та атрибутів процесу: мета, входи, виходи та головне – клієнти процесу.
- Моделювання “як є” – учасники вчилися працювати з BPMN-нотацією та самостійно описували свої процеси.
- Презентації та валідація – результати презентувалися колегам, які одночасно були й клієнтами цих процесів. Відтак одразу виникали інсайти та ідеї для покращення.
- Оптимізація – поточний етап роботи, де команда вчиться генерувати ідеї змін і готує перші тести на рівні компанії.
- Тестування та фіналізація – подальший етап, коли ідеї будуть перевірені на практиці, а результати – представлені та закріплені на рівні компанії.
На інфографіці нижче можна побачити загальну структуру проєкту, якої ми дотримуємося. Завдяки такому плану ми маємо можливість пропонувати на ринку новий продукт з впровадження / актуалізації процесного підходу в компанії на рівні топ-керівників, в середньому за 3-4 місяці. Або як у випадку з «Подорожник», використовуючи гібридний формат – навіть швидше.
Перші результати
Дуже приємно було спостерігати високу залученість СЕО та інших топ-керівників компанії. Вони були активні на всіх зустрічах, коментували напрацювання й підтримували один одного.
І з найцікавішого: учасники одночасно виступали як власниками процесів, так і клієнтами один для одного, що забезпечило живу динаміку, дискусії та обмін ідеями.
- Практично всі учасники змоделювали свої процеси самостійно й відзначали, що робота з BPMN виявилася цікавою та захоплюючою. Для нас – це успіх. 😉
- На презентації процесів “як є” учасники отримали активний фідбек від колег, що допомогло одразу окреслити певні ідеї для змін.
І вже почали з’являтися перші напрацювання в таких напрямках як:
- Корпоративний процесний глосарій.
- Перелік пріоритетних робіт по процесах.
- Розуміння напрямків руху та майбутніх змін на рівні компанії загалом.
Які цей проєкт має особливості?
Зі сторони Manageable, ми відзначаємо декілька ключових моментів:
- Кастомізація програми – базове навчання було адаптоване під реальні задачі клієнта, використовуючи наш найактуальніший продукт.
- Залученість топ-менеджменту – СЕО та керівники активно брали участь у всіх зустрічах, підтримували учасників, коментували роботи один одного.
- Формат зверху вниз – спочатку ми навчаємо топ-керівників описувати бізнес-процеси однією мовою, щоб надалі вони правильно комунікували їх своїм командам.
- Методичний мікс – ми поєднали фасилітацію, консалтинг, тренерство та організаційний коучинг. Вбачаємо, що саме така комбінація дала високий результат.
Коментарі представників «Подорожник»
💬 Дмитро Шовкопляс, керівник процесного офісу:
Для чого топ-менеджменту почати говорити однією мовою? Чому важливо мати єдиний процесний глосарій на рівні керівництва?
У сфері управління бізнес-процесами часто використовуються спеціальні терміни: BPMN, обʼєкт управління, підпроцес, власник процесу тощо. Якщо кожен тлумачить їх по-своєму, виникають непорозуміння і досягати результату стає значно складніше. Глосарій забезпечує єдине трактування понять як для топ-менеджменту, так в для всіх працівників компанії. Хочу підкреслити, що формулювати терміни краще відштовхуючись від культури компанії, від повсякденної мови спілкування в офісі.
–
Також ця інформація обов’язково повинна бути легкодоступною для кожного. Усі напрацювання потрібно додавати до корпоративної бази знань та поширювати через зручні канали комунікації.
💬 Тарас Коляда, СЕО:
Яку роль відіграє СЕО у впровадженні процесного підходу та змін в організації?
Ініціатива впровадження процесного підходу зазвичай походить від СЕО, і саме він має донести важливість цього рішення, бути провідником команди та її ментором на етапах реалізації цих змін.
–
Усі трансформації починаються зверху, в нашому випадку, з борду топ-менеджменту «Подорожника». Вони першими занурились у процесне мислення, сформували бачення того, як процесний менеджмент буде впроваджуватись на рівні їх департаментів, і донесли це до наступної ланки — керівників відділів.
–
Моя місія як СЕО — бути лідером змін, закладати культуру постійного вдосконалення і забезпечити єдине розуміння цілей на всіх рівнях. Це в тому числі і про понятійний апарат, і про обізнаність в суті процесного менеджменту, коли для кожного в команді зрозуміло, що таке завершений бізнес-процес, які в нього складові і як він пов’язаний з іншими бізнес-процесами. Саме цього ми зараз прагнемо в бачимо в цьому головну передумову стратегічного розвитку нашої компанії.
Погляд у майбутнє
Ми якраз перетнули середину навчального проєкту і вже бачимо як процесна робота формує нову культуру взаємодії в компанії «Подорожник». Попереду – тестування оновлених процесів та фіналізація результатів. А поки можемо точно сказати: цей проєкт показує, що навчання може бути практичним, надихаючим та результативним.
Дякуємо команді «Подорожник» за довіру, залученість та невпинний розвиток для забезпечення високих стандартів сервісу на українському ринку! 💚🧡
