Підходи до виявлення проблем в роботі описаних процесів та поради щодо їх налагодження для ефективного використання командою компанії.

Описали процеси, але робота досі протікає в хаотичному форматі? Імовірно, на одному з етапів опису сталась помилка. Це найбільш поширена причина, чому процеси не працюють як описано. Від того як ми підійшли до опису процесів, як запустили проект по формалізації та оптимізації процесів залежатиме чи будуть працівники керуватись запропонованими схемами. Впевністься, що процеси описані вірно.

10 ПРИЧИН

Якщо на етапі опису не відбулось суттєвих помилок, то команда Manageable рекомендує звернути увагу на десять найбільш поширених причин, які призводять до неефективного використання описаних процесів компанії.

  1. Неправильно визначено мету опису процесів і тих, хто ними буде користуватись.
  2. Не визначено стейкхолдерів та переваг від описаних процесів для кожної групи.
  3. Не проведено навчання або мініворкшоп для визначення глосарія та форми подачі результату.
  4. До опису та обговорення процесів не залучали своїх працівників. Описані процеси не є результатом роботи команди.
  5. Процеси описані на недостатньому рівні деталізації, щоб ними було зручно користуватись.
  6. Процеси доступні виключно в друкованому та паперовому форматі (хоча, наявність онлайн доступу може ускладнити роботу служби безпеки компанії, все ж варто продумати можливість електронного доступу до описаних процесів).
  7. Не всі члени команди проводять свою діяльність відповідно до описаних схем. Процеси мають бути обов’язковими для виконання всіма членами командами, в тому числі власниками та топ-менеджерами. Інакше це демотивує команду і показує, що схеми не є обов’язковими до використання
  8. Невизначений власник кожного процесу і його показники ефективності. Для того, аби оцінювати ефективність процесу і розуміти хто відповідальний, потрібно чітко це зафіксувати на етапі опису.
  9. Відсутній процес внесення змін в поточну модель процесів. Команда повинна бачити, що процеси не статичні, а готові змінюватись під запити та потреби бізнесу. Варто зафіксувати потенційну дату перегляду актуальності процесів.
  10. Виконання процесів має бути вигіднішим, ніж їх порушення. Це і є основним завданням керівників компанії. Не знаєте, як втілити цю потребу в життя? Натискайте сюди.

Коли команда зрозуміє, що чітка модель процесів – це можливість менше втомлюватись і, щоразу, “вигадувати велосипед”, то використання нових правил гри відбудеться в органічному режимі. Проте, як сказав Едвард Демінг: “Ви можете не змінюватися. Виживання не є обов’язком”.

Коментар
admin
Share
This