Чи варто проводити автоматизацію без опису бізнес-процесів?

Описувати чи одразу автоматизувати бізнес-процеси? Багаторічне питання з яким клієнти Manageable часто приходять на старті співпраці. Для того, аби зрозуміти користь та хронологію опису та автоматизації бізнес-процесів варто почати з розумінням змісту.

Базові визначення

Процес — це сукупність дій, які повторюються у часі й мають на меті створення цінностей для внутрішніх та зовнішніх клієнтів.

Опис бізнес-процесів— це візуалізація діяльності компанії через детальні блок-схеми процесів або опис послідовності кроків співробітників при виконанні певних дій в графічному чи текстовому вигляді з метою регламентації дій в колективі, аналізу та оптимізації їх послідовності.

Системи автоматизації процесів – це системи, які забезпечують автоматизацію бізнес-процесів

Підходи до реалізації

Автоматизація – це, в першу чергу, про спрощення та пришвидшення роботи, але вона не можлива без розуміння логіки наших дій.  Перш ніж інженери створили автоматичну кавоварку, вони точно прописували існуючу хронологію приготування кави. Теж саме з бізнесом. Неможливо автоматизувати процеси, котрі не мають єдиного регламенту виконання. Якщо ви запитаєте трьох юристів однієї компанії без описаних процесів, як вони погоджують договори, то отримаєте три різні варіанти дій від кожного з них.

Тож, коли ви хочете автоматизувати відпрацьовану модель роботи вашого бізнесу, спочатку її необхідно описати, перевірити чи саме так все працює та ліквідувати вузькі місця. Повертатися до опису вже автоматизованих хаотичних процесів набагато важче і набагато дорожче.

Не менш популярним серед власників та топ-менеджерів є підхід, коли спочатку обирається система автоматизації, а вже тоді описуються бізнес-процеси, які стануть частиною технічного завдання. Тут варто розуміти, що ваші процеси і можливості системи можуть бути різними. Це призводить як до збільшення бюджету, так і до “підлаштування” процесів вашої компанії під обмеження системи автоматизації.

Хронологія від Manageable

Працюючи над бізнес-процесами десятків компаній наша команда вивела власну оптимальну хронологію дій, яка принесе вашому бізнесу максимально вдалий результат від автоматизації бізнес-процесів.

 

  1. Визначаємо завдання (“Що ми хочемо отримати від автоматизації?”).
  2. Візуалізуємо бізнес-процеси верхнього рівня. Обираємо ті, які будемо автоматизувати на першому етапі (цей етап допоможе вашому підряднику по автоматизації зрозуміти вашу архітектуру і потреби бізнесу, які будуть в майбутньому).
  3. Деталізуємо обрані бізнес-процеси до рівня конкретного виконавця.
  4. Тестуємо  їх, фіксуємо показники виконання процесів і їх відхилень, для подальшого обрахунку вигоди від автоматизації.
  5. Аналізуємо пропозиції щодо систем автоматизації на ринку. Запрошуємо показати своїм можливості кількох провайдерів послуг автоматизації.
  6. Розповідаємо (показуємо) про свої процеси підрядникам. Вони демонструють прототипи того, як можуть бути автоматизовані завдання вашого бізнесу або показати схожі реалізації та порахувати бюджет. Таким чином ви отримаєте реальну пропозицію, а підрядник буде розуміти специфіку ваших бізнес-процесів.
  7. Обираємо систему, яка підходить під потреби вашого бізнесу і специфіку ваших бізнес-процесів, а не систему під яку буде потрібно коригувати свої процеси.
  8. Переходимо до фази реалізації проекту.

 

Бувають і виключення. Якщо ви тільки починаєте працювати і ще не маєте сформованої специфіки роботи, сміливо обирайте готові рішення на ринку і використовуйте їх. Це точно дасть позитивний ефект, адже ви вже будете користуватись готовим рішенням, накопичувати дані про ваш бізнес та впроваджувати системність в культуру вашої компанії.

Потребуєте фахової підтримки на шляху до автоматизації бізнес-процесів вашої компанії, напишіть нам. Фахівці Manageable з радістю вам допоможуть.

 

Коментар
admin
Share
This