Внутрішні комунікації у період кризи: як діяти системно

Як системно та якісно побудувати внутрішні комунікації з командою у період кризи чи дистанційної роботи: п'ять простих порад від команди Manageable.

Перебуваючи в постійному інформаційному потоці, сучасна людина дуже гостро відчуває тривогу й необхідність в чіткому плані дій в період кризи. Протягом останніх днів команда Manageable все частіше помічає, що працівники різних сфер скаржаться на несистемне реагування та неякісні внутрішні комунікації їх організацій чи компанії, щодо ситуації довкола коронавірусу.

Закриваючи установи на карантин чи переводячи бізнес-команди на віддалений режим роботи, керівники та топ-менеджери часто забувають, що подібні дії повинні підкріплюватись чіткими інструкціями з подальших кроків для кожного підрозділу й підтримувати внутрішні комунікації на якісному рівні.

Якісні внутрішні комунікації допоможуть попередити паніку всередині компанії й сфокусують команду на злагоджену роботу відповідно до обставин. Бізнесам з описаними процесами та чітким розподілом ролей набагато легше впоратись з даною ситуацією. Для інших ми підготували коротку інструкцію та поради на кожному з кроків.

Крок 1. Підготуйте чіткий план дій та модель комунікації

Зазвичай, часу на підготовку плану дій в кризовій ситуації обмаль. Не рекомендуємо діяти за принципом “поки робимо ось так, а далі як піде”. Потрібно будувати чіткий план хоча б на той проміжок часу, в якому ви точно впевнені. Наприклад, якщо карантин введено до кінця березня, то варто пропланувати всі процеси саме на цей період. Якщо у вашій компанії немає окремого менеджера з внутрішні комунікації, закріпіть цю роль за певною людиною й зробіть цю частину роботи її пріоритетом на визначений термін.

Проаналізуйте, які працівники візьмуть на себе найбільший удар через чинну ситуацію й продумайте окрему модель комунікації та взаємодії з кожним із них. Головне правило – будьте максимально чесними, але без надмірного драматизму.

Крок 2. Повідомте всіх членів команди про ситуацію та план дій компанії

Приймаючи рішення про впровадження карантину чи віддалену роботу команд, слід сформувати єдиний меседж, який буде чітко пояснювати ситуацію й дублюватись у всіх каналах та особистій комунікації. Повідомляти про ситуацію варто керівнику/керівниці компанії. В період кризи команді важливо відчувати підтримку й бачити лідерів, що готові брати на себе відповідальність та напряму взаємодіяти з працівниками.

Криза – може стати новим етапом в розвитку компанії, якщо лідерам вдасться консолідувати команду й підсилити бойовий дух.

Не маючи чіткої та зрозумілої інформації, співробітники починають жити здогадками, а роль ключових комунікаторів переймають на себе найбільш експресивні працівники.

Крок 3. Проінформуйте працівників про те де, коли й від кого вони можуть отримати офіційну й найбільш актуальну інформацію про ситуацію, що склалася.

В організаціях, де програми внутрішніх комунікацій згорнуті або відсутні, стихійно формуються потоки новин, що обростають найхимернішими деталями та інтерпретаціями, ускладнюючи і без того непростий процес управління. Запускаються руйнівні процеси: падає лояльність персоналу, наростає негативізм і дезінтеграція. Мовчання керівництва в період кризи підтверджує найгірші побоювання як щодо долі компанії, так і особистих перспектив співробітників. Тому, намагайтесь працювати за такою схемою найважливіші й складні месиджі повідомляє керівництво компанії, деталі й інструкції – офіційна особа, що відповідає за комунікацію в даному напрямку. При цьому, відповідальна особа повинна володіти не тільки список найпоширеніших відмовок, а й чіткими відповідями на складні запитання.

Комунікація з командою повинна бути регулярною. Відповідальна особа повинна діяти подібно до лікарів у голлівудських фільмах, повідомляючи, що стан пацієнта складний, але стабільний і лікарі роблять все можливе, аби повернути його до нормального життя.

Крок 4. Побудуйте окрему модель взаємодії з працівниками, які приймають найбільший удар.

У зв’язку з карантином та економічною кризою бізнеси можуть потрапити не в одну, а одразу в декілька складних ситуацій. З одного боку, у певних сферах, ряд працівників повинен продовжувати роботу з ризиком для власного здоров’я. З іншої сторони, деякі бізнеси опиняться на грані фінансового виживання й гостро постане питання скорочення кількості працівників. У обох випадках, варто продумати як окремі комунікаційні меседжі для цих працівників, так і попрацювати над фінансовою стороною питання (премії, бонуси, виплати при звільненні та ін.).

Крок 5. Проявляйте підтримку та людяність, але без паніки

Значний вплив на ситуацію в компанії має неформальне спілкування. Якщо перші особи компанії включаються в персональне спілкування зі співробітниками чи допомагають у вирішенні проблем одного відділу – це свідчитиме про небайдужість. Коли ж фінансовий директор за чашкою кави розповідатиме менеджерам, що “ми довго не протягнемо”, шансів втримати паніку й пережити кризу ставатиме дедалі менше.

Керівникам варто пам’ятати, що вони теж люди й не намагатись перебрати на себе відповідальність за всі процеси, контролювати кожну дію й заспокоювати кожного працівника. Найбільш важливо задати правильний настрій та темп й показати працівникам, що ви команда, кожен член якої є важливим та робить свій вклад у подолання кризової ситуації.

Коментар
admin
Share
This