Як зробити наради ефективними

Найбільш цінний актив будь-якої компанії – це її працівники та їх час. Марнування зусиль команди для проведення частих і не зовсім ефективних нарад впливає не тільки на фінансові показники компанії, а й на робочу атмосферу всередині офісу.

У 2018 році лондонська консалтингова компанія STL Microsoft Training підрахувала, що співробітники компаній в середньому відвідують 207 нарад протягом року. При цьому, 67% з них є непродуктивними, адже учасники не досягали тих цілей, які визначались на початку кожної наради. Дослідження виявило, що засиллям неефективних нарад страждають не тільки корпорації, а й малі та середні підприємства.

Як покращити ситуацію?

Подібну проблему фахівці Manageable помічали у більшості своїх клієнтів. Проаналізувавши всі аспекти, ми сформували кілька ключових порад як проводити наради ефективно та змістовно.

  1. Визначтесь з типом нарад, які матимуть місце у вашій команді (щотижневі, щоквартальні, для вирішення нагальних питань, для розробки нової ідеї та ін.).
  2. Кожна нарада повинна мати мету, яку повідомляють всім учасникам на етапі запрошення.
  3. Наради не мають тривати понад 1,5 години. 
  4. Розробіть чіткий механізм проведення наради й слідуйте йому.
  5. Намагайтесь виконувати поставлені на нарадах цілі або грамотно комунікувати з працівниками зміну пріоритетів, адже часта зміна завдань від керівництва найбільше демотивує учасників нарад.

Алгоритм проведення наради

Підготовка до наради. На цьому етапі необхідно визначитись, хто має бути присутнім, яке основне питання зустрічі, чи потрібно підготувати додаткову інформацію або ознайомитись із певними файлами, орієнтовний час проведення.

Проведення наради. Визначаємо та повідомляємо чітку ціль, призначаємо модератора та координатора, який фіксує всі важливі моменти й готує фоллоу-ап для команди. За потреби, формуємо звіт за результатами попередніх завдань з минулих нарад, визнаємо відповідальних за нові завдання і тих, з ким необхідно погодити результати або додаткові ресурси.

Виконання рішень. На етапі завершення погоджуємо зі всіма учасниками завдання, терміни виконання та зручний формат звіту щодо виконаних завдань визначених на нараді.

Підсумки

Надлишок нарад – це, в першу чергу, результат неефективного планування компаніями своєї роботи. Часто вони проводяться тому, що дозволяють керівникам відчути свою важливість.За будь-яких обставин, оптимізація процесу проведення наради допоможе зробити їх більш ефективними для компанії, а ваших співробітників менш скептично налаштованими до процесу.

Потребуєте допомоги з налагодженням процесів взаємодії співробітників та внутрішніх комунікацій, напишіть нам й команда Manageable радо допоможе вирішити вашу проблему.

Коментар
admin
Share
This