Десять запитань від Manageable для актуалізації та швидкого аналізу чинних бізнес-процесів вашої компанії.

Робота над систематизацією бізнес-процесів починається з опису поточного стану кожного процесу. Часто, описавши все як є, компанія може застопорити оптимізацію через відсутність розуміння подальшої логіки дій.

“Ну, опишемо ми поточний стан процесу, і що далі? Як буде трансформуватись його логіка і чи взагалі він потрібен?” – такі питання точно виринають в голові власника чи операційного менеджера. Тому, цього разу, ми вирішили поділитись з вами десятьма найпростішими запитаннями для перевірки своїх поточних процесів.

Варто зазначити, що для найбільш ефективної роботи потрібно залучити команду і організувати простір довіри та безпеки, де учасники будуть готові ділитись своїми чесними відповідями та ідеями, а не лише “правильними”. Результати такого спілкування слід прозоро прокомунікувати, аби команда розуміла, що ви будете робити з цими ідеями, як плануєте їх впроваджувати й коли відбудеться наступна зустріч.

Запитання

Оберіть один з поточних процесів та, покроково, запишіть відповіді на ці запитання.

  1. Чому і коли з’явився даний процес? Деякі процеси з’явились в компанії історично, а їх існування майже не піддавалось аналізу. Саме такі процеси потрібно перевірити на актуальність й визначити, як їх трансформувати. Можливо, вони взагалі не мають сенсу й виконуються виключно, як традиція.
  2. Яка ціль даного процесу і його очікуваний результат? Тобто, для чого він запускається та працює і що має бути його результатом.
  3. Чому ми зараз говоримо про цей процес? Що привертає нашу увагу до нього чи, можливо, не влаштовує у його роботі?
  4. Коли востаннє ми вносили зміни в даний процес і хто був ініціатором?
  5. Які системи є всередині цього процесу? Мова йде про автоматизовану його частину.
  6. Як цей процес вписується в ланцюжок створення цінності для клієнта?
  7. Як цей процес можна поєднати із цілями організації?
  8. Які є ризики в цьому процесі? Що відбудеться в компанії, якщо він зникне?
  9. Як і де в процесі відбувається передача відповідальності (це про численні погодження)? Чи не призводить це до суттєвих затримок в роботі? Як при передачі відповідальності ми продовжуємо контролювати терміни, вартість і якість?
  10. Окремо необхідно визначити учасників і ключових зацікавлених осіб процесу (наприклад тих, хто запускає цей процес, а хто є його постачальником і клієнтом та ін.) Дані питання можна задавати різним учасникам процесу та розуміти як відрізняються відповіді.
І, пам’ятайте, коли ми говоримо про ефективність процесу - це завжди про розрив між тим як процес відбувається зараз, і як він має відбуватись для досягнення цілей компанії. 

В ключі цього розуміння необхідно додатково проаналізувати як кожен з учасників процесу розуміє, що процес ефективний. Визначити, яка складова процесу дає збої й що найчастіше йде не за планом. Зрозуміти, чого учасники процесу побоюються в ході його виконання й зафіксувати вимірники, що свідчать про покращення процесу.

Почати даний аналіз можна з будь-якого процесу вашого бізнесу, проте робота над деякими процесами пришвидшить результати та одразу вплине якість. Більше дізнатись про ці процеси можна в цій публікації.

Коментар
admin
Share
This